- Podstawą prawną do odbycia Zjazdu jest Statut Związku Emerytów i Rencistów Pożarnictwa RP.
- W Zjeździe uczestniczą (§29 Statutu ZEiRP RP):
- z głosem decydującym – delegaci wybrani na walnych zebraniach w Kołach §29 ust.2 pkt.1, DELEGACI POWINNI MIEĆ KARTY MANDATOWE.
- z głosem doradczym i biernym prawem wyborczym – członkowie władz Związku i Prezesi Kół o ile nie są delegatami oraz osoby zaproszone na Zjazd spośród członków Związku §29 ust.2 pkt.3.
- Obradami kieruje Przewodniczący Wojewódzkiego Zjazdu Delegatów. Na czas obrad wybierany jest protokolant zwany dalej Sekretarzem WZD, który spisuje protokół obrad i liczy wyniki głosowań.
- Wnioski oraz zgłoszenia do dyskusji należy kierować do Przewodniczącego WZD.
- Sprawy poddawane pod głosowanie rozstrzygane są zwykłą większością głosów w obecności, co najmniej 50% ogólnej liczby delegatów na Zjazd plus jedna osoba i odbywają się przez podniesienie ręki. Liczenia głosów dokonuje Sekretarz WZD.
- Zjazd wybiera na czas obrad:
- Komisję Uchwał i Wniosków,
- Komisję Skrutacyjną (w przypadku wyborów tajnych).
- Każda komisja wybiera ze swego grona przewodniczącego i sekretarza. Postanowienia komisji zapadają zwykłą większością głosów. Wnioski po adresem komisji należy składać do Przewodniczącego WZD.
- Wyniki prac komisji powinny być zawarte w protokole podpisanym przez przewodniczącego i sekretarza komisji i złożone Przewodniczącemu WZD.
- Przewodniczący WZD zarządza pierwsze posiedzenie ZW i WKR, na których następuje wybór funkcyjnych ZW i WKR, w tym Prezesa ZW i Przewodniczącego WKR.
- Z przebiegu obrad WZD sporządza się protokół, który podpisują: Przewodniczący WZD i Sekretarz WZD. Oryginał protokołu oraz wszystkich załączników – zawiadomienie o WZD, uchwały WZD, wnioski zgłoszone pisemnie – pozostaje w dokumentacji ZW.